RAG по документам компании: как подготовить базу знаний

Сначала определите вопросы сотрудников

Соберите обращения, на которые команда ищет ответы в инструкциях: порядок согласования, условия обслуживания, действия при ошибке. Для каждого вопроса найдите документ и место, где действительно содержится ответ. Если источника нет, это задача подготовки контента, а не настройки поиска.

Отделите вопросы по регламентам от запросов к текущим данным. Инструкция объясняет порядок возврата; статус конкретного заказа нужно получать из учётной системы. Смешение этих источников ведёт к ответам по устаревшей выгрузке.

Подготовьте актуальные документы

Назначьте владельцев, укажите дату действия и правила замены версии. Удалите дубли, отметьте архивные материалы и разрешите противоречия между инструкциями. Для сканов проверьте качество распознавания текста, особенно таблиц, чисел и сносок.

Сохраните структуру: название раздела, подразделение, версия и ссылка на оригинал. Отдельный фрагмент без заголовка может потерять условие применения. Например, исключение из правила нельзя возвращать как общее правило.

Показывайте источник вместе с ответом

В предлагаемом сценарии ответ сопровождается названием документа, разделом и ссылкой на доступный сотруднику оригинал. Для важного условия полезно показать короткий фрагмент, чтобы человек мог проверить трактовку. Уверенный тон не заменяет проверяемую ссылку.

Если релевантного источника нет или документы противоречат друг другу, ассистент сообщает об этом. Правильный отказ предпочтительнее правдоподобного регламента, которого компания никогда не утверждала.

Проверяйте права до выдачи фрагментов

Доступ к документам определяется ролью и разрешениями сотрудника. В проекте фильтрация применяется до передачи фрагментов модели, а ссылка на оригинал сама по себе не защищает закрытое содержание. Проверка должна включать вопросы, на которые у другой роли есть ответ, а у текущей — нет.

После изменения прав или удаления документа проверьте поисковый индекс, сохранённые фрагменты и кеши. Процедура обновления — часть системы: назначьте ответственного и определите, как подтверждается актуальность.

Разделите качество поиска и качество ответа

Если система не нашла правильный фрагмент, настройка формулировки ответа не исправит первопричину. Отдельно проверяйте найденные источники, полноту ответа и отсутствие добавленных утверждений. В наборе нужны сокращения, опечатки, неоднозначные вопросы и запросы без ответа.

Что проверить перед запуском

• У вопросов есть подтверждённые источники.
• Документы имеют владельцев и актуальные версии.
• Ответ содержит проверяемую ссылку.
• Закрытые фрагменты не попадают к чужой роли.
• Есть процедура обновления и удаления.

Вопросы и ответы